相信大家去到一些行政部门的时候，办公人员的身后一般都会立着类似衣柜大小的文档柜子，里面装着密密麻麻的档案盒子，每个档案盒子里面文件都有明确的标注。可想而知一个高质量的档案盒对办公来说有多么重要。
塑料档案盒和纸质档案盒在使用时没有太大的区别，现在办公室用的档案盒多采用塑料的，比较干净，使用方便。而档案室用的还是纸质的居多，主要是顾虑塑料的档案盒可能会老化，其实现在的塑料寿命也很长了，完全可以用于档案管理。塑料盒更方便些，也更容易购买到。
机关部门对于办公用品的摆放较为严格，比如每个档案盒子上面的编号如果涉及过多，可以采用AA或者BB及CC这种样式打头的字母，后面加上具体的数字，这样根据档案的内容简明扼要的呈现出来。为了扩展业务需要，有时候也可能会设置一些空档编号，作为标记作用，这个时候根据实际需求，进行调整即可。
档案盒既是归档文件的装具，也是固化盒内归档文件位序的载体。由于档案盒里一般是重要的文件，所以保护档案盒就等于保护文件，那么一般除了日常保养外，还需要学会档案盒排架。排架是纸质归档文件整理的尾巴环节，也是整个归档文件整理工作中很重要的一个环节，直接影响到档案实体管理和提供利用的效果。